HRC system

Om verhuur en gebruik van de theaterzalen, repetitieruimten en vergaderruimten te registreren wordt er bij ZIMIHC gebruik gemaakt van het reserveringssysteem HRCsystem.

 

Voor elke medewerker die toegang nodig heeft tot het reserveringssysteem HRC  zal een account worden aangemaakt. Dit wordt geregeld door de afdeling ICT. Dit account valt in een groep met bepaalde systeemrechten. Aan de hand van de functie van de medewerker zal worden bepaald in welke groep een account geplaatst wordt. Een gebruiker heeft dan automatisch de juiste toegangsrechten.

De afdeling ICT is verantwoordelijk voor het onderhoud van HRC en het toevoegen van objecten en artikelen.


 procedure reservering invoeren:

1.  Aangevraagde reservering invoeren in het Planbord voor de betreffende relatie.

1.1  Betreft het een nieuwe relatie dan gegevens zo volledig mogelijk invoeren incl. een debiteurennummer.
LET OP: dubbelcheck het bestaan van de relatie in HRC om dubbele gegevens te voorkomen.

1.2    Maak de (hoofd)reservering.

a.     In de laatste kolom van het bovenste deelvenster kan je een vervaldatum kiezen als het een optie betreft.

b.  Klik op “OK” rechts boven in het venster om de reservering op te slaan.

c. Gebruik het tabblad “Opmerkingen” om de data te specificeren van de serie.

1.3  koffie/thee, piano, etc. toevoegen indien van toepassing.

1.4  in tabblad Opmerkingen tijd van aankomst, tijd koffie/thee, etc. invoeren indien van toepassing.

1.5  bij opteren de vervaldatum invoeren

2. Klik op de knop "Wijzigen" en dan op de knop "Toevoegen" om nog een datum/object in te voeren.

2.  afspraak technicus vastleggen in agenda van HRC indien van toepassing + attentienotering in het tabblad Opmerkingen.

3.  Volledig ingevoerd en gecontroleerd? Bevestiging versturen.
Optioneel: bevestiging ook afdrukken en bewaren in de daarvoor bestemde map.

4. Factureren. (zie procedure Factureren)
 


procedure gast inchecken/uitchecken:

1.      Direct bij aanvang van je dienst het Planbord raadplegen.

     1.1    Aan de hand van evt. gemaakte notities in het tabblad Opmerkingen voorbereidingen treffen.

2.      Bij aankomst huurder deze inchecken.

3.      Door huurder gebruikte, niet vooraf gereserveerde extra’s toevoegen en/of aantal aanpassen indien van toepassing.

     3.1    Klik hiervoor op de knop “Wijzigen”
LET OP: klik op “OK” om de wijziging op te slaan.

4.      Na vertrek huurder deze NIET uitchecken.

     4.1    Is een huurder niet gekomen of is er iets anders dat de medewerkers Verhuur moeten weten, maak daarvan dan een notitie in het tabblad Opmerkingen. Zet voor de notitie je naam en daarachter je opmerking of mededeling.


procedure facturering:

1.    Open de (hoofd)reservering.

2.    Ga naar het tabblad “Facturen” en kies de juiste layout.

2.1. Klik op de knop met het printertje zodat automatisch een factuurnummer wordt ingevoerd.

2.2  LET OP: Gebruik het tabblad “Brieven” als het een factuur betreft voor een interne verhuur. Voeg het factuurnummer
handmatig toe in de factuur in overleg met de afdeling Administratie.

3. De factuur maken via de tab “facturen”.

3.1  Controleer of je het juiste adres hebt geselecteerd, “Prive” of “Bedrijfsnaam”.

3.2  controleer of de optie “Beknopt” is geselecteerd.

4.  Afdrukken met PDFcreator en op slaan in de map R:\Archive\facturen met vermelding van het factuurnummer en de naam van de
huurder.

5. Factuur verzenden als bijlage via DeskNow.
LET OP: verstuur geen factuur direct uit HRC via de knop “E-mail”.  Zo'n factuur kan worden aangepast door de ontvanger dus stuur altijd een pdf bestand van de factuur.

     6.2    Afdrukken met PDFcreator en opslaan in de map Administratie\...enz.

LET OP: er mag maar 1 factuur per reservering in het archief staan. Extra afdrukken maak je dus vanuit de map Administratie\Facturen....


 procedure betalingen invoeren:

1.      Open de (hoofd)reservering.

2.      Klik op de tab “Betalingen”.

     2.1    Voer de betalingsgegevens in.

     2.2    Sluit de reservering af in het scherm “Reservering”.

3.      Betreft het een betaling van een gekoppelde reservering?
     Via het scherm “Betalingen” kan het saldo van de gekoppelde reserveringen met een druk op de knop op nul worden gezet.

     3.1    Ga naar het scherm “Betalingen” van de hoofdreservering.

     3.2    Klik op de knop “Overboeken”.

     3.3    Selecteer de reservering (hoofdreservering) waarnaar je het bedrag wilt overboeken. Vul het bedrag in en klik op “OK”.

     3.4    Klik op “Alles op nul”, alle openstaande posten van de gekoppelde reserveringen worden “aangezuiverd” door de hoofdreservering.


 

             Er kan gewerkt worden met HRC in de Stefanus en Zuilen.