Protocol gebruik elektronische informatie- en communicatiemiddelen.

Het protocol Elektronische Informatie- en Communicatiemiddelen geldt voor alle medewerkers en gasten van Stichting ZIMIHC huis voor amateurkunst, UTRECHT. Het is opgesteld o.a. in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Doel van het protocol:

Het protocol bevat regels en afspraken betreffende computergebruik, gebruik van (mobiele) telefoons, laptops, enz. door medewerkers en gasten, hierna te noemen gebruikers op alle elektronische informatiesystemen van Stichting ZIMIHC huis voor amateurkunst. Deze regeling geldt ook als men vanaf een privé computer inlogt op de server van ZIMIHC.

Het doel is het vastleggen van de wijze waarop ons bedrijf omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data betreffende het gebruik van hardware, software, e-mail en het internet. Doelstelling hiervan is een goede balans te vinden in een verantwoord gebruik van elektronische systemen en e-mail ter bescherming van de privacy van gebruikers op de werkplek.

Algemene uitgangspunten

1.    Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol afgesproken.

2.    Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

3.    Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt en alleen in gevallen waarbij de directie dit noodzakelijk acht en hiertoe opdracht geeft. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van de gebruikers op de werkplek.

4.    Indien uit een oogpunt van noodzakelijk te verrichten werkzaamheden dat onvermijdelijk is, is het de afdeling ICT toegestaan om persoonlijke data van gebruikers tijdelijk ontoegankelijk te maken. Anders dan in acute noodsituaties worden gebruikers tijdig op de hoogte gebracht van deze tijdelijke ontoegankelijkheid.

Algemene bepalingen t.a.v. gebruikers

1.   Een ieder die als medewerker staat ingeschreven bij de administratie van Stichting ZIMIHC huis voor amateurkunst heeft toegang tot het computernetwerk. De voor het gebruik noodzakelijke gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres worden door de afdeling ICT verstrekt. Hiervoor dient tijdig, minimaal 5 werkdagen voor de indiensttreding van de medewerker, via de locatiecoördinator een verzoek te worden ingediend bij de afdeling ICT en de afdeling P&O.
Gasten van Stichting ZIMIHC huis voor amateurkunst kunnen gebruik maken van het internet via het draadloze netwerk mits de laptop etc. is voorzien van een up to date virusscanner. De toegangscode is te verkrijgen bij de afdeling ICT.

2.   De eerste keer dat een gebruiker gebruikt maakt van Elektronische Informatie- en Communicatiemiddelen wordt beschouwd als de totstandkoming van een overeenkomst tussen ZIMIHC en de gebruiker met betrekking tot dit protocol, waarbij de gebruiker instemt met de in dit protocol verwoorde regels en afspraken.

3.    Het recht om gebruik te maken van Elektronische Informatie- en Communicatiemiddelen vervalt zodra iemand niet meer ingeschreven staat als beschreven in punt 1.

4.    Het computernetwerk kan door gebruikers worden benaderd op daartoe ingerichte werkplekken of via een (privé)computer van buitenaf.

Portretrecht

1.   Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten die verbonden zijn met St. Stichting ZIMIHC huis voor amateurkunst foto’s of video’s geproduceerd worden. Een deel van deze foto’s of video’s zal gebruikt worden voor publicitaire doeleinden. Het verspreiden, publiceren of op andere wijze openbaar maken van deze media is in verband met de privacy van de persoon of personen die herkenbaar zijn op deze media aan regels gebonden.

2.    In het algemeen geldt dat publicatie van persoonsgegevens, foto’s of video’s waarop iemand herkenbaar is niet is toegestaan als iemand daar schade van kan ondervinden. In de wet staat letterlijk “Openbaarmaking van foto’s waarop personen herkenbaar in beeld komen, is niet geoorloofd indien de geportretteerde een redelijk belang heeft zich tegen de openbaarmaking te verzetten.”
Mede hierom is het van groot belang dat er voor openbaarmaking van media goed gekeken wordt naar de inhoud en de gevoeligheid van de openbaar te maken media. Ook is het de plicht van ZIMIHC om in gevallen waarbij klachten over openbaar gemaakte media optreden, deze direct en zorgvuldig te behandelen.

3.    De foto’s en/of video’s die via het internet zichtbaar zijn zullen worden afgeschermd met een wachtwoord. Dit wachtwoord zal aan de betrokken partijen openbaar gemaakt worden.

Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de directie over de te nemen maatregelen na overleg met de eindverantwoordelijke van de afdeling ICT van Stichting ZIMIHC huis van amateurkunst.