Gebruik BigBen en HRC system

BigBen:

Binnen St. ZIMIHC wordt gebruik gemaakt van een urenregistratiesysteem. Dit systeem heet BigBen en is gemaakt door REM te Amsterdam.

Iedere medewerker houdt een registratie bij van zijn/haar uren. Het registreren van uren is van belang voor de administratie van het aantal uren dat gewerkt is aan een project, verzuim door ziekte, verlof en meeruren.


Voor elke medewerker die toegang nodig heeft tot het urenregistratiesysteem zal een account worden aangemaakt. Dit wordt geregeld door de afdeling Personeelszaken en/of de afdeling ICT. Dit account valt in een groep met bepaalde systeemrechten. Aan de hand van de functie van de medewerker zal worden bepaald in welke groep een account geplaatst wordt. Een gebruiker heeft dan automatisch de juiste toegangsrechten.

1. Iedere medewerker is verplicht zijn/haar uren bij te houden in BigBen.

2. Iedere leidinggevende is verplicht de uren van de aan hem/haar
   toegewezen medewerkers te fiatteren.

3. Verlof en/of compensatie dient altijd via BigBen aangevraagd te
   worden bij de leidinggevende.

4. De leidinggevende moet binnen een week na de aanvraag reageren
   door het verlof te fiatteren dan wel de aanvraag af te wijzen.

5. In verband met de jaarafsluiting dienen alle uren van het afgelopen
   jaar te zijn gefiatteerd.

6. Spaaruren kunnen niet worden meegenomen naar het volgende jaar.

7. LET OP: Met ingang van 1 januari 2012 wordt een nieuwe vakantiewet van 
   kracht. In deze wet is geregeld dat werknemers hun wettelijke vakantiedagen binnen 6 maanden na het opbouwjaar moeten opnemen. Zo  
   niet, dan vervallen die dagen. Deze termijn staat nu nog op vijf jaar. Voor bovenwettelijk verlof blijft de vijf jaar termijn gelden.

 

Taken uit te voeren door de afdeling ICT in BBbeheer:

1.      Installatie, configuratie, beheer, back-up en updates.

2.      Aanmaken van afdelingen.

3.      Toekennen van gebruikersrechten.

4.      Aanmaken projecten (activiteiten).

5.      Aanmaken tariefcodes voor activiteiten.

6.      Handleidingen.

7.      Training en evaluatie.

 

Taken uit te voeren door de afdeling pz in bbbeheer:

1.      Invoeren van persoonsgegevens.

2.      Invoeren van aanstellingsgegevens.

3.      Aanstelling toevoegen bij juiste leidinggevende incl. zijn/haar rechten over de aanstelling.

4.      Aanmaken/muteren tariefcode (bruto uurloon) voor een aanstelling.

5.      Rapportages maken en printen.

 


HRC

Om verhuur en gebruik van de theaterzalen, repetitieruimten en vergaderruimten te registreren wordt er bij ZIMIHC gebruik gemaakt van het reserveringssysteem HRC System. Het HRC System is een uitgebreid reserveringssysteem dat werkt met objecten en artikelen. Onder een object wordt verstaan: een theaterzaal, vergaderruimte, repetitieruimte etc.

Onder een artikel wordt verstaan: de prijs voor een object, koffie, thee, piano, enz.

HRC System is geÔnstalleerd op de server. Gebruikers krijgen toegang tot HRC via een snelkoppeling op het bureaublad van het werkstation. Gebruikers moeten zich aanmelden bij HRC met hun gebruikersnaam en wachtwoord.

Er kan volgens de gebruikelijke standaard worden geprint. Er is een eigen, eenvoudig mailprogramma ingebouwd waarmee bevestigingen en facturen kunnen worden verzonden.

Overzichten kunnen eenvoudig worden geŽxporteerd naar o.a. .txt, .csv en .xls.

Gebruik van HRC:

Voor elke medewerker die toegang nodig heeft tot het reserveringssysteem HRC  zal een account worden aangemaakt. Dit wordt geregeld door de afdeling ICT. Dit account valt in een groep met bepaalde systeemrechten. Aan de hand van de functie van de medewerker zal worden bepaald in welke groep een account geplaatst wordt. Een gebruiker heeft dan automatisch de juiste toegangsrechten.

 

1.      Daartoe gemachtigde gebruikers krijgen toegang tot HRC via een snelkoppeling op zijn/haar bureaublad.

2.      De gebruiker moet inloggen in HRC met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat hij/zij heeft gekregen van de afdeling ICT.

3.      De gebruiker is verplicht elke reservering in te boeken in HRC.

4.      Het is niet toegestaan om naast HRC andere systemen te gebruiken zoals het Dagdelenboek, koffielijst, optielijst, agenda in DeskNow, etc.

5.      Een bevestiging van de reservering moet worden verzonden vanuit HRC met het ingebouwde mailprogramma. Het is toegestaan om de 
     bevestiging 1 maal te printen. De e-mail en de print worden automatisch opgenomen in het archief van HRC.

6.      Overeenkomsten en facturen worden afgedrukt naar het .pdf formaat en opgeslagen in de netwerkmap R:\HRC\Archive\<naam 
     submap>\naam bestand.pdf. De factuur en/of overeenkomst wordt ook automatisch opgeslagen in het archief van HRC.

7.      Het is niet toegestaan bestanden (.txt en .rtf) in de hoofdmap van het archief te verplaatsen naar een andere map.

Gegevens van een reservering worden automatisch ingevoegd uit de database in een bevestiging, factuur of overeenkomst.

8.      Het is niet toegestaan in de factuur deze gegevens handmatig te wijzigen, te vervangen door items die niet zijn opgenomen in de database 
     en/of te verwijderen. De gegevens in de bevestiging en de factuur moeten gelijk zijn aan de gegevens in de reservering!
     Uitzondering op punt 8 is het factuurnummer van een interne factuur, dit moet handmatig worden ingevoerd.

Ontbreekt een item in de database dan zal op verzoek deze worden toegevoegd door de afdeling ICT.

9.      Alleen daartoe gemachtigde medewerkers mogen factureren.

10.  Betalingen mogen alleen worden ingevoerd door de financiŽle administratie.

11.  Aanmaningen en/of creditnotaís mogen alleen worden gemaakt en verzonden door de daartoe gemachtigde medewerkers.

12.  Gegevens van nieuwe relaties (stamgegevens) moeten direct en volledig worden ingevoerd dus ook een debiteurennummer.

13.  Reserveringslijsten worden voor tenminste 2 jaar gearchiveerd.

 

Taken uit te voeren door de afdeling ict in hrc:

1.      Installatie, configuratie, beheer, back-up en updates.

2.      Gebruikersaccounts aanmaken en beheren.

3.      Toekennen van gebruikersrechten.

4.      Invoeren en/of muteren van objecten en artikelen.

5.      Sjablonen brieven/facturen maken en/of aanpassen.

6.      Opschonen database.

7.      H andleidingen.

8.      Training en evaluatie.


 

Er kan met BigBen en HRC gewerkt worden op de locaties Vorstelijk Complex en Stefanus.