DeskNow, e-mail- en collaborationserver en mailinglijsten

Bij ZIMIHC wordt gewerkt met de e-mail- en collaborationserver DeskNow.

DeskNow is een java-applicatie die werkt in een webbrowser zoals Internet Explorer, FireFox, etc. en is geïnstalleerd op de server van ZIMIHC.

DeskNow is platform onafhankelijk en kan dus ook gebruikt worden op een Mac. of op een PC met Linux als besturingssysteem.

Het is niet nodig DeskNow te installeren op de computer van de gebruiker.

Gebruikers kunnen op elke locatie en op elke PC met een internetverbinding toegang krijgen tot hun e-mail, agenda, contactpersonen en bestanden in de map "Groepsdocumenten" door in te loggen met hun (ZIMIHC) gebruikersnaam en wachtwoord.

Intern adres (kantoor Bouwstraat): http://server-HP:8080

Extern adres: www.zimihc-dn.nl of http://82.217.77.29:8080

        Functies in DeskNow:

1.      E-mail versturen en ontvangen

2.      Agenda en taken

3.      Contactpersonen

4.      Toegang tot bestanden in de map "Groepsdocumenten"

5.      Chatten

6.      Prikborden voor groepsmedelingen en aankondigingen.

7.      Spam en viruscontrole

8.      E-mailmappen Agenda en Contactpersonen delen

9.  Bericht voor opvolging markeren

10.  Regels instellen (sorteren, autoreply, etc.)

11.  Prikborden delen

 

Gebruik van DeskNow:

1.      Elke medewerker heeft een account in DeskNow en daarbij een e-mailadres. Het e-mailadres is standaard ingesteld als: 
     gebruikersnaam@zimihc.nl.

2.      Gebruikersnaam en wachtwoord zijn gelijk aan de gebruikersnaam en het wachtwoord waarmee wordt ingelogd op het netwerk. Het 
     wachtwoord kan niet worden gewijzigd door de gebruiker.

3.      Met uitzondering van het adres verhuur@zimihc.nl en directie@zimihc.nl is het gebruikers niet toegestaan berichten te verzenden met een 
     ander afzenderadres dan hun persoonlijke e-mailadres.

4.      Elke gebruiker heeft standaard toegang tot de agenda’s “Groepskalender”, “Mijn kalender” en de kalender “Aanwezigheid”.

5.      Elke gebruiker is verplicht de kalender “Aanwezigheid” in te vullen.

6.      Elke gebruiker heeft 500 Mb schijfruimte ter beschikking voor zijn/haar berichten en dient er zelf voor te zorgen dat deze 500 Mb niet wordt 
     overschreden. Op de beginpagina van DeskNow wordt aangegeven hoeveel ruimte je in gebruik hebt en daarnaast krijg je een waarschuwing 
     van DeskNow als er 90% van de toegewezen schijfruimte gebruikt is.

7.      Met uitzondering van de persoonlijke handtekening is het gebruikers niet toegestaan een promotieregel of ander onderschrift toe te voegen 
     aan e-mailberichten.

8.      Het is gebruikers niet toegestaan een bericht naar het eigen adres door te sturen of een bericht, bijv. als reminder, naar het eigen adres te 
     verzenden.

9.      * Het is gebruikers niet toegestaan berichten met een bijlage te sturen naar andere gebruikers van DeskNow (@zimihc.nl adres). Stuur in 
     plaats daarvan een bericht met daarin de locatie op het netwerk waar het bestand is opgeslagen.

10.  * Het is gebruikers niet toegestaan bestanden die zijn gemaakt en opgeslagen op hun privécomputer als bijlage te versturen naar zichzelf of 
     andere gebruikers van DeskNow. Je kunt het bestand opslaan op de ZIMIHC schijf (vpn Hamachi).

 

* Door bestanden als bijlage toe te voegen aan een bericht naar andere medewerkers (personeel@zimihc.nl) wordt de bijlage tenminste 50 x op de netwerkschijf (in de mailboxen en/of de Zimihc-schijf) opgeslagen en dagelijks 50 x in de back-ups. Totaal dus zo’n 400 keer, dit is verspilling van schijfruimte en bovendien is het verzenden een onnodige belasting van het netwerkverkeer.

Bij vragen of problemen kijkt de medewerker eerst in DeskNow onder “Prikborden” in de betreffende FAQ of er een oplossing voor handen is. Indien de medewerker  het vraagstuk of probleem niet op kan lossen kan de afdeling ICT worden ingeschakeld.


         Verzenden van een e-mailbericht naar een maillijst:

Internet Providers staan niet toe dat een e-mailbericht wordt verzonden naar een maillijst die meer dan 15 adressen bevat. Vanaf 1 domein (@zimihc.nl) mogen niet meer dan 100 berichten per uur verzonden worden en met het verzenden van een bericht aan een maillijst is dit aantal snel overschreden. Bij het niet nakomen van deze regel wordt de internetverbinding zonder voorafgaande waarschuwing, tenminste 14 dagen geblokkeerd en wordt het domein op één of meer zwarte lijsten  geplaatst op verdenking van het verzenden van spam.

Om het verzenden van een elektronische mailing, bijv. de persberichten, aan een maillijst toch mogelijk te maken heeft ZIMIHC een account bij een zgn. maillijstprovider, “YMLP”. De mailing wordt dan niet verzonden via de eigen internet provider maar via de servers van de maillijstprovider.

Bijkomende voordelen zijn o.a.:

·  Onbeperkte groepen

·  Eenvoudig contacten importeren 

·  Automatisch lijsten ontdubbelen  

·  Bewerk contacten als in een spreadsheet

·  Exporteer contacten wanneer u wilt

·  Segmenteer met filters

·  Laad uitschrijflijsten op

·  Automatische behandeling uitschrijvingen

·  Automatische behandeling teruggestuurde e-mails

·         Nieuwsbrievenarchieven

·         Bounceback Rapporten
En meer….

Wil je een grote mailing verzenden?

Vraag informatie en hulp aan je locatiecoördinator of de afdeling ICT.

LET OP: De adressen personeelextra@zimihc.nl, personeel@zimihc.nl en oproepkrachten@zimihc.nl zijn GEEN mailinglijsten! Deze adressen zijn mailinglijsten in DeskNow en kunnen ok alleen gebruikt worden in DeskNow. Dus niet met gmail, hotmail etc. of om de nieuwsbrief te versturen!