PROCEDURE BIJ AANNAME NIEUW PERSONEEL 

De aanname van nieuw personeel is een belangrijke procedure in het bedrijf. Het kan grote (financiŰle) gevolgen hebben wanneer personeel verkeerd aangenomen wordt. Ook vindt ZIMIHC het belangrijk dat nieuw personeel zich welkom voelt en in een prettige organisatie binnen komt.

Wie neemt personeel aan

De directeur en de locatieco÷rdinatoren zijn verantwoordelijk voor aanname van nieuw personeel. Wat betreft kosten en keuzes leggen de locatieco÷rdinatoren verantwoording af aan de directeur. De directeur dient akkoord te geven voor de aanname van personeel.

Voordat je personeel aanneemt

-       Je weet zeker dat je nieuw personeel nodig hebt (personeel neem je aan ter vervanging van iemand die weg gaat, of wanneer er voor een langere periode extra uren beschikbaar zijn). Kun je bijvoorbeeld met freelancers, stagiaires of vrijwilligers af? Dit kan soms een betere en goedkopere oplossing zijn dan personeel.

-       Voordat een medewerker wordt aangetrokken denk je na over de financiering van de nieuwe medewerker. Is er genoeg ruimte (werkplek) op de bewuste afdeling? Heb je genoeg budget?

-       Als je zeker bent van de noodzaak om iemand aan te nemen, stel je een functieomschrijving op van het nieuw aan te nemen personeelslid. Aanname van een nieuwe kracht na vertrek van een bestaande werknemer is ook een goed moment om de bestaande funciteomschrijving te wijzigen/aan te vullen. In samenwerking met de afdeling PZ stel je het bijbehorende salaris vast voor deze functie. Dit gebeurt op basis van de inschaling volgens de CAO amateurkunst.

-       Je laat de functieomschrijving goedkeuren door de directeur. Hierbij dient gelet te worden op het aantal contracturen, salarisschalen en inhoud van de functieomschrijving t.o.v. de bestaande functies in de afdeling. Na goedkeuring door de directeur ga je over tot de sollicitatieprocedure.

De sollicitatieprocedure

-       Op basis van je functieomschrijving stel je een vacature samen. Hierin staat beschreven:

o    Naam functie

o    Aantal uren en fte

o    Loonschaal

o    Positie in organisatie (leidinggevende en personeel dat evt. onder de functie valt)

o    Beschrijving zimihc algemeen

o    Beschrijving afdeling/locatie

o    Beschrijving functie

o    Beschrijving taken en verantwoordelijkheden

o    Beschrijving vereiste opleiding en eigenschappen

o    Contactinfo voor toezending sollicitaties (brief en cv) + contactpersoon

o    Deadline waarbinnen de reacties binnen moeten zijn

o    Minimaal 2 data waarop gesprekken gevoerd gaan worden (ongeveer 1 ß 2 weken na de deadline)

-       Voordat er van buitenaf een medewerker wordt aangetrokken dient de vacature eerst intern uitgezet te worden. Deze procedures hebben altijd voorrang en vinden bij voorkeur plaats voor het extern verspreiden van de vacature.

-       Indien er intern geen geschikte kandidaat te vinden is, of men geen interesse heeft, ga je over tot het extern uitzetten van de vacature. Hiervoor regel je het volgende:

o    Je zorgt dat degene die de inkomende sollicitaties en cvĺs verwerkt toegang heeft tot de betreffende mailbox (tip: gebruik het mailadres sollicitatie@zimihc.nl; toegang krijg je via afdeling automatisering)

o    Je zorgt ervoor dat de relevante ZIMIHC-netwerken worden aangesproken

o    Je zorgt voor verspreiding van de vacature via hiervoor geschikte kanalen. Evt. bijkomende kosten hiervoor zijn voor rekening van de eigen afdeling. Een goede gratis optie is de vacature plaatsen op www.tin.nl , of een goede optie waarvoor je moet betalen: www.cultuurnet.nl.

o    Je laat de afdeling P&O de vacature op www.zimihc.nl zetten, onder de pagina Vacatures.

o    Je stelt een sollicitatiecommissie samen. Deze commissie bestaat uit minimaal 2 personen, waarvan minimaal 1 co÷rdinator.

-       Iedereen die een reactie stuurt op de vacature, krijgt een ontvangstbevestiging binnen 3 werkdagen. Zorg dat je zelf (of P&O) tijd genoeg hebt om de bevestigingen te sturen.

-       Iedereen die niet uitgenodigd wordt voor een gesprek, krijgt een nette afwijzing. Laat altijd de mogelijkheid open om een opgaaf van redenen te krijgen. Sommige sollicitanten hebben dit nodig vanwege uitkeringsverplichtingen e.d.

-       Sollicitanten die op gesprek kunnen komen, worden middels een mail uitgenodigd. Zorg dat je om een ontvangstbevestiging vraagt van deze mail. In de mail vermeld je een voorstel voor datum en tijd, op een van de data voorgesteld in de vacature.

-       Nodig niet meer dan 6 tot 8 kandidaten uit voor een gesprek.

-       Neem voor de gesprekken ongeveer 45 minuten de tijd, en gebruik de 15 minuten erna om na te praten met de commissie. Je kunt dus 1 kandidaat per uur doen in de gespreksrondes. Plan niet meer dan 4 gesprekken per dag.

-       De voorzitter zorgt dat alle leden van de commissie in bezit zijn van alle sollicitaties die besproken worden, evt met de voorbereide vragen

-       Alle leden hebben van tevoren alle brieven en cvĺs gelezen

-       Stel van tevoren een moment vast waarop iedere kandidaat te horen krijgt of hij/zij de baan krijgt of niet

-       Na afloop van de selectie heb je je kandidaat gevonden. Zat er niemand bij? Doe dan de procedure opnieuw.

-       Als je wel iemand hebt gevonden, nodig je hem/haar uit voor een onderhandelings-gesprek. Hierbij is de medewerker personeelszaken aanwezig. Daarmee overleg je van tevoren het aanbod dat je qua salaris gaat doen (maximale schaal). Dit doe je op basis van leeftijd en ervaring van de kandidaat. De duur van het contract is bij nieuwe werknemers maximaal een jaar. Na een jaar wordt bekeken of het contract wederzijds verlengd wordt.

-       Kandidaten die niet geselecteerd zijn, bel je dat ze het niet geworden zijn, met korte opgaaf van redenen. Blijf hierbij positief. Redenen die in geen geval acceptabel zijn, zijn afwijzingen op basis van leeftijd, het al dan niet hebben van kinderen, etnische afkomst, religie en uiterlijke kenmerken.

Onderhandelingsgesprek

-       Een afgevaardigde van de afdeling PZ dient aanwezig te zijn bij dit gesprek.

-       Je maakt concrete afspraken over de salarisschaal en duur van het contract. Leg het voorstel voor. Bij acceptatie kun je verder met concrete afspraken over datum indiensttreding, werkplek etc. LET OP! Houd een termijn van indiensttreding aan van ongeveer 3 weken. Anders hebben de andere betrokken afdelingen niet voldoende tijd om alles vˇˇr de eerste werkdag klaar te hebben.

-       Verzeker jezelf ervan dat de kandidaat de baan echt wil en gemotiveerd is.

-       Blijft de kandidaat bij een afwijkende salarisschaal of contractduur en wil je de kandidaat toch graag aannemen, dan moet je terug naar de directie voor goedkeuring hiervoor. De directie geeft hier alleen in uitzonderlijke gevallen toestemming voor.

Definitieve aanname

-       Voordat een medewerker door de sollicitatiecommissie wordt aangenomen dient de voorzitter akkoord te hebben van de betreffende leidinggevende van de afdeling (indien deze de voorzitter niet is). Bij voorkeur dient het afdelingshoofd voorzitter van de commissie te zijn.

-       Laat een contract opstellen door PZ. In dit contract staat de onderhandelde salarisschaal. Met dit contract ga je naar de directie. De directie dient te controleren of het contract overeenkomt met de gestelde eisen in de vacature, en dient akkoord te gaan met het voorgestelde salaris. De directie ondertekent het contract in tweevoud bij akkoord.

-       Het contract wordt door PZ met de nieuwe werknemer doorgenomen en bij akkoord ondertekend, voordat de eerste werkdag plaatsvindt. De werknemer krijgt een ondertekend origineel mee, het andere origineel is bestemd voor het archief van PZ. Eventueel kun je een kopie maken voor je eigen archief.

-       De werknemer vult bij PZ het formulier Nieuwe Medewerker in. (PZ kan dit evt. ook mailen naar de nieuwe medewerker. Afdeling PZ vult zelf een aantal gegevens in, zoals personeelsnummer.

Voordat de eerste werkdag van de werknemer begint, heb je de zaken uit de procedure aanname nieuwe medewerker geregeld.

Als je al deze stappen hebt gevolgd, is de medewerker klaar om te komen werken bij ZIMIHC. We vragen iedereen die te maken heeft met een nieuwe medewerker behulpzaam te zijn bij evt. vragen en begrip te tonen voor dingen die hij/zij niet kan weten.

Klik hier om het inwerkschema voor nieuwe medewerkers te downloaden.
Documenten zijn op te vragen bij P&O Marjon van Laarhoven en/of te vinden in de map: \ZIMIHC\02-ZIMIHC algemeen\Personeelszaken\