Stagebeleid 

Stagiaires zijn een waardevolle aanvulling voor ZIMIHC. ZIMIHC vindt het tevens belangrijk dat studenten bij ons een leerplek kunnen krijgen. Dit willen we zo doen, dat de student het maximale uit zijn of haar stagetijd kan halen, goed begeleid wordt en zonder problemen zijn of haar werk kan doen.

ZIMIHC biedt stages aan studenten MBO en HBO. In dit stuk worden voor stages de voorwaarden van aanname tot eindevaluatie beschreven.

1. Algemeen

Verantwoordelijkheden stagebegeleider

·  Geven van stagebegeleiding.

·  Inwerken en ondersteunen van de stagiaire.

·  Bieden van voldoende geschikte (leer) taken en projecten.

·  Eventueel stagevergoeding regelen (afhankelijk van beschikbaar budget).

Begeleiding

·  De eerste drie maanden elke week, hierna om de week.

·  De stagiaire initieert de gesprekken.

·  De stagiaire schrijft steeds een klein verslag van het gesprek.

·  De stagiaire regelt in overleg met de begeleider en school de evaluatie momenten.

Contractuele afspraken en contact met school

·         De stagiaire regelt zelf het contract met school en zorgt voor ondertekening.

·         Contact met school loopt op basis van de contractuele afspraken.

·         Als het niet goed gaat met het functioneren van de stagiaire en dit functioneren in de stagebegeleiding en reguliere gesprekken met school niet bijgestuurd kan worden, dan neemt de stagebegeleider zelf contact op met de stagedocent. Hiervan wordt de stagiaire altijd op de hoogte gesteld.

Het volgende moet geregeld zijn voordat je een stagiaire kunt aannemen:

-      Check eerst of jij, of iemand van je afdeling, bevoegd is om de stage die je wilt aanbieden mag en kan begeleiden. De meeste scholen stellen eisen aan de opleiding en/of werkervaring van de stagebegeleider.

-      Check of je de stagiaire de benodigde middelen kan bieden, bijvoorbeeld een werkplek en begeleidingsuren.

-      ZIMIHC biedt stagiaires graag stagevergoedingen, maar soms zal daar geen budget voor zijn. De vergoeding bedraagt €50 - maximaal € 150,- per maand. Deze vergoeding komt uit je eigen budget. Wees duidelijk naar de stagiaire of je een vergoeding beschikbaar hebt of niet.

-      Er zijn drie opties om een stagiaire te vinden. Personeelszaken kan je hierbij ondersteunen.

1.    Je maakt een vacature die personeelszaken naar de opleidingen stuurt.

2.    Je hebt al iemand op het oog, dan geldt de vacature als taakomschrijving.

3.    Personeelszaken heeft een stagiaire in de aanbieding die je zou willen inzetten, ook dan kan de vacature als taakomschrijving gelden.

Het volgende moet geregeld zijn voordat de eerste stagedag van de stagiaire begint.

Zorg dat je stagiaire een stage contract van de opleiding meebrengt. Zonder een getekend stage contract in ons dossier kunnen we de stagiaire niet uitbetalen en ook niet beoordelen.

-      Je overlegt met de PZ-medewerker de stage overeenkomst, voorwaarden en taken. Bij een stagevergoeding neem je contact op met de financiële administratie die ervoor zorgt dat de stagiaire maandelijks wordt uitbetaald. Daarvoor geef je de periode van uitbetaling door en laat je de stagiaire een loonheffingsformulier (‘model opgaaf gegevens voor de loonheffing’ is altijd te vinden via de site van de belastingdienst of via PZ) ondertekenen. De betaling vindt plaats via de externe salarisadministratie. Houd dus rekening met een verwerkingsperiode.

-      Een kopie van het stage contract moet ook naar de PZ medewerker (mag een pdf via de mail zijn) voor het dossier en voor de verzekeringen.

-      Je regelt bij de afdeling ICT dat de stagiaire toegang krijgt tot de juiste computer(s) en DeskNow (vergeet niet de mailboxen te vermelden die hij of zij moet ontvangen). Zie voor instructie Intranet.

-      Je regelt sleutels die (indien nodig) toegang verlenen tot het gebouw en het bewuste kantoor. Laat de stagiaire een bewijs van ontvangst tekenen.

Begeleiding en afronding van de stage:

-      De stagebegeleider is aanwezig als de stagiaire voor het eerst komt werken en leidt hem/haar rond langs alle relevante afdelingen/kantoren en laat zien hoe alles werkt. Maak hier ruim tijd voor. Bedenk ook dat het leuk is als een stagiaire andere locaties van ZIMIHC ziet.

-      De op het stage contract aangewezen stagebegeleider van ZIMIHC is eindverantwoordelijk voor de beoordeling van de stagiaire, de tussentijdse gesprekken, algemene begeleiding en eventuele persoonlijke problemen van de stagiaire. ZIMIHC verwacht dat je serieus omgaat met alle aspecten van de stage.

-      Wanneer een stagiaire niet voldoet aan de door ons gestelde eisen, dient hij/zij eerst een waarschuwing te krijgen. Blijven de problemen zich voordoen, dan kan de stage afgebroken worden. Raadpleeg altijd eerst je leidinggevende en PZ medewerker en heb van tevoren ook even contact met de opleiding (indien mogelijk).

-      Zorg er na de stage voor dat je alles ook weer afrondt met de afdelingen waar je je stagiaire hebt aangemeld (dus automatisering, beheer (sleutels terug!), administratie en PZ ). Dit kan grotendeels per mail.

Bij wie moet je zijn?

De stage contracten worden door een tekenbevoegde (coördinator of directeur) getekend. Als stagebegeleider ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse begeleiding, stage gesprekken en de tussenevaluaties met de opleiding.

2. MBO stagiaires

Aanname procedure

·         Een stagiaire in spé legt zelf contact met ZIMIHC door een sollicitatiebrief met CV. Op basis hiervan wordt een afspraak gemaakt voor een kennismakingsgesprekgesprek.

·         Er wordt gecheckt om hoeveel dagen het gaat en om welke dagen. Zorg dat dit past in het rooster van de stage begeleider.

·         Stagiaires moeten al een stage hebben gelopen bij een andere instelling om stevig genoeg te zijn voor een stage bij ZIMIHC.

·         Na het gesprek is een bedenktijd, waarna een definitieve keuze wordt gemaakt, door zowel de sollicitant als stagebegeleider

·         Tijdens het gesprek wordt gekeken naar taken van ZIMIHC en in hoeverre deze aansluiten bij de behoefte van de student

·         De stagiaire moet bereid zijn regelmatig in het weekend te werken.

·         Er worden afspraken gemaakt over wel of geen stagevergoeding en de eventuele hoogte.

·         In het stage contract worden de contacten vastgelegd met school.

Voorbeeld taken

· Uitvoerend:

o    het voorbereiden en begeleiden van optredens

o    assistent beheer van een locatie

· Organiseren:

o    contact onderhouden met amateurkunstenaars, artiesten, locaties, deelnemers

o    ondersteunen PR: uitvoeren op basis van het handboek (o.a. verspreiden drukmateriaal)

o    werkveld onderzoek voorafgaand aan een project

o    vrijwilligers werven en begeleiden op de werkvloer

o    ondersteunen bij het maken van planning en draaiboeken

o    anticiperen op vragen en ideeën vanuit een specifieke doelgroep

o    mede organiseren van een festival

· Algemeen

o    participeren bij evaluaties van projecten

o    actief investeren in een team en collegialiteit

o    betrokken zijn bij kunst en cultuur en de informatie daarover beschikbaar stellen

o    bezoeken van projecten en de informatie daarover beschikbaar stellen

o    op eigen initiatief diverse taken oppakken en collega’s ondersteunen

De student moet onderstaande kwaliteiten beheersen of ze als leerdoel opnemen in de stage:

· durven leren

· durven vragen

· zorgvuldig werken

· geconcentreerd werken

· kunnen doorzetten

· initiatief nemen

· betrouwbaar zijn

3. HBO stagiaires

Van HBO studenten wordt meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid verwacht dan van de MBO studenten.

Aanname procedure

·         Een stagiaire in spe legt zelf contact met ZIMIHC middels een sollicitatiebrief met CV. Op basis hiervan wordt een afspraak gemaakt voor een intake gesprek.

·         Na het gesprek is een bedenktijd, waarna een definitieve keuze wordt gemaakt, door zowel de sollicitant als stagebegeleider

·         Tijdens het gesprek wordt gekeken naar taken van ZIMIHC en in hoeverre deze aansluiten bij de behoefte van de student.

·         De stagiaire moet bereid zijn regelmatig in het weekend te werken.

Voorbeeld taken

· Begeleiden geven aan:     

o    Vrijwilligers  

o    Artiesten

· Organiseren van een eigen project van de aanvraag tot de afrekening

o    Begroten en afrekenen

o    Fondsen aanvragen

o    Programmeren

o    Overleggen met partner organisaties

o    Publiciteit ontwikkelen en aansturen

o    Zorgvuldig contact met de doelgroep

o    Uitvoerend aanwezig zijn

· Ontwikkelen van de werkwijze binnen het project

o    Vanuit schoolopdrachten

o    Binnen de overleggen

o    Op eigen initiatief

· Algemeen

o    Participeren bij evaluaties van projecten

o    actief investeren in het team en collegialiteit

o    participeren bij evaluaties van projecten

o    bezoeken van culturele projecten

o    op eigen initiatief taken oppakken en collega’s ondersteunen

o    gevraagd en ongevraagd beleidsadvies geven aan de instelling

o    ondersteuning van algemene taken binnen het team

De student moet onderstaande kwaliteiten beheersen of ze als leerdoel opnemen in de stage:

· durven leren

· durven vragen

· zorgvuldig werken

· geconcentreerd werken

· kunnen doorzetten

· initiatief nemen

· betrouwbaar zijn

Documenten zijn op te vragen bij P&O Marjon van Laarhoven en/of te vinden in de map: \ZIMIHC\02-ZIMIHC algemeen\Personeelszaken\Stagiaires\Beleid