Vrijwilligersbeleid 

Hoofdstuk 1 BELEID ALGEMEEN

1.1.        ZONDER VRIJWILLIGERS GEEN AMATEURKUNST

ZIMIHC neemt haar verantwoordelijkheid als organisatie die vrijwilligers een volwaardige plaats wil bieden in haar organisatie. ZIMIHC realiseert zich dat de vrijwilligers haar helpen om haar doelen te bereiken. De vrijwilligers zijn een belangrijke en onmisbare factor binnen ZIMIHC.

1.2.        Visie

ZIMIHC wil amateurkunstenaars ondersteunen bij datgene wat ze willen doen en willen weten. Kunst creŰert flexibiliteit in denkvermogen en draagt bij aan een tolerante en open samenleving, waar waardering voor de ander belangrijk is. ZIMIHC biedt kans aan iedereen die kunst maakt om zich te ontwikkelen en zijn talent tot bloei te laten komen. Het bieden van mogelijkheden aan vrijwilligers die zich inzetten om kunst mogelijk te maken, is daarvan een onlosmakelijk deel.

1.3.      Ambitie

Vaak zetten amateurkunstenaars zich als vrijwilliger in voor hun eigen vereniging. Daarnaast zijn er veel vrijwilligers die niet zelf actief kunst beoefenen en zich wel inzetten om amateurkunst mogelijk te maken. ZIMIHC wil zijn drie eigen theaters en ZIMIHC Maatwerk als voorbeeldfunctie inzetten voor de ondersteuning van amateurkunstenaars en de vrijwilligers die dit mede mogelijk maken.

1.4.        Missie

ZIMIHC stimuleert de creativiteit in de samenleving.

1.5.        Inzet algemeen

Het personeelsbeleid van ZIMIHC is er voor vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers, zzpĺers, stagiaires en vrijwilligers. In het personeelsbeleid wil ZIMIHC zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen.

ZIMIHC voelt zich verantwoordelijk voor de amateurkunstenaars, die een rol nemen als (leidinggevende) vrijwilliger. ZIMIHC wil hen ondersteunen in die rol.

Op dit moment heeft ZIMIHC de volgende ondersteuningsinstrumenten voor vrijwilligers:

-       Spotlights podium op de website ZIMIHC.nl

-       Digitale helpdesk

-       Twitter/ facebook/ andere digitale kanalen

-       Nieuwsbrief

Daarnaast heeft ZIMIHC de faciliteiten om vrijwilligers te ondersteunen in de vorm van ruimten, vergaderruimten, gebouwen:

-       ZIMIHC theater Wittevrouwen

-       ZIMIHC theater Zuilen (in het Vorstelijk Complex)

-       ZIMIHC theater Stefanus (in de wijk Overvecht)

1.6.        Betrokkenheid

Voor ZIMIHC is de vrijwilliger in de organisatie onmisbaar en een waardevolle aanvulling om de activiteiten te kunnen uitvoeren die ZIMIHC op zich neemt. De vrijwilligers worden ondersteund door de medewerker personeelszaken en praktisch begeleid door de medewerkers op de verschillende locaties en vanuit Maatwerk.

ZIMIHC en haar vrijwilligers in de stad Utrecht

Op dit moment beraadt ZIMIHC zich op de precieze rol die zij wil nemen in de ondersteuning van vrijwilligers in de amateurkunst. Het Utrechtse Vrijwilligersonderzoek (blz.24) laat zien dat de bekendheid van vrijwilligers met de beschikbare ondersteuning tegen valt. Wat betreft de amateurkunstenaars zit daar ook een definitie probleem. Amateurkunstenaars zijn in bijna alle gevallen ook vrijwilliger, maar worden vaak niet als zodanig aangesproken. In het verleden heeft ZIMIHC gesproken over de mogelijk maker naast de kunstenaar.

ZIMIHC wil graag in het belang van de vrijwilliger in de amateursector zijn inzet vorm geven. De  verschillen tussen de vrijwilligers uit verschillende sectoren is groot en ook de drijfveren van vrijwilligers om te kiezen voor het doen van vrijwilligerswerk verschillen. Het vraagt specifieke deskundigheid om de culturele amateursector te bedienen.

1.7.        Aantallen

Binnen de organisatie van ZIMIHC werkten in 2014 gemiddeld 60 vrijwilligers op verschillende functies in de organisatie, van barmedewerker tot tentoonstellingsmaker, van PR ondersteuner tot assistent programmering. Zij werden in de afgeslankte organisatie een volwaardige aanvulling op het bestaande personeel, dat momenteel bestaat uit 17 medewerkers met een omvang van ruim 13 fte.

1.8.        Werving

ZIMIHC werft vrijwilligers via de eigen kanalen, zoals de website, via eigen medewerkers, door een actief bestand van adressen van potentiele vrijwilligers aan te leggen en te onderhouden en via de vrijwilligersvacaturebank.

1.9.        Kosten

De medewerker personeelszaken besteedt 8 uur per week aan het vrijwilligersbeleid van ZIMIHC. Op de werkvloer wordt tijd besteed aan het inwerken en begeleiden van vrijwilligers op de drie locaties en bij Maatwerk.

Daarnaast wordt tijd en aandacht besteed aan de diverse communicatiekanalen van ZIMIHC.

Hoofdstuk 2 BELEID SPECIFIEK

 

2.1. Doelen

-  Op basis van bestaand beleid en bestaande instrumenten handen en voeten geven aan een goede structuur rondom de vrijwilligers binnen ZIMIHC.

-  Ontwikkelen van een database van vrijwilligers, die voor heel ZIMIHC toegankelijk is.

2.2. Redenen waarom ZIMIHC met vrijwilligers wil werken

-  Cultuurparticipatie: bewoners actief bij cultuur betrekken

-  Contact tussen organisatie en publiek versterken

-  Mogelijkheden en kansen van de organisatie optimaal benutten

-  Mogelijkheden benutten om de organisatie te verjongen

2.3.  Algemene opmerkingen over vrijwilligersbeleid en ZIMIHC

-       Vrijwilligersbeleid is integraal onderdeel van beleid ZIMIHC

-       Vrijwilligers zijn geen stagiaires

-       Vrijwilligers hebben een vast aanspreekpunt bij ZIMIHC:

de leidinggevende van de vrijwilliger benadert hen als vaste medewerker bij bijvoorbeeld uitnodigen bij personeelsuitjes, communiceren van belangrijke beleidswijzigingen etc.

-       De vrijwilligersco÷rdinator bewaakt de kwaliteit, werving en inzetbaarheid

-       Vrijwilligers moeten herkenbaar zijn voor collegaĺs en gasten

-       Vrijwilligers worden ingezet

         * waar handen ontbreken en geen geld is om zzpĺers in te zetten

* voor taken die een incidenteel of projectmatig karakter hebben

2.4. Uitgangspunten in het werken met vrijwilligers

Ě         Alle medewerkers van ZIMIHC hebben een positieve houding ten aanzien van vrijwilligers.

Ě         Medewerkers van ZIMIHC ondersteunen vrijwilligers bij hun werkzaamheden waarbij wordt uitgegaan van een gelijke behandeling met een persoonsgerichte aanpak.

Ě         ZIMIHC biedt ruimte aan vrijwilligers met verschillende achtergronden. Ook

staat ZIMIHC open voor mensen met een persoonlijke beperking.

Ě         ZIMIHC stelt vrijwilligers, voor zover mogelijk, in staat hun persoonlijke doelen

te verwezenlijken door het geven van gerichte begeleiding en het aanbieden van passende taken.

Ě         Voor ZIMIHC geldt dat zij mensen wil betrekken bij de eigen

leefomgeving (wijkgericht werken) en dat zij mensen wil stimuleren tot vrijwilligerswerk. 

2.5. Welke taken worden door vrijwilligers binnen ZIMIHC gedaan

-       Kantoor werk

-       Programmering

-       Barwerkzaamheden

-       Gastvrouw/gastheer

-       Activiteiten begeleiden

-       Beheer

-       Publiciteit

-       Tentoonstellingen inrichten

-       ů.

2.6. Taken vrijwilligersco÷rdinator

. Beleid vrijwilligers ZIMIHC bewaken

. Werving van vrijwilligers co÷rdineren (wervingscampagnes, functieprofielen)

. Aanspreekpunt voor (potentiŰle) vrijwilligers

. Aanspreekpunt/vertrouwenspersoon voor vrijwilligers binnen ZIMIHC

. Aanspreekpunt voor medewerkers ZIMIHC (nieuwe vrijwilligers nodig of bij problemen)

2.7. Procedure vrijwilligers

I.             Vrijwilliger meldt zich bij willekeurige medewerker van ZIMIHC, hij/zij geeft gegevens door aan de vrijwilligersco÷rdinator

II.            Intake door vrijwilligersco÷rdinator met behulp van het formulier

Vrijwilligers die zich op specifieke afdeling of met specifieke wens melden, intake door locatieco÷rdinator of assistent locatieco÷rdinator

Hierbij altijd terugkoppeling naar vrijwilligersco÷rdinator, deze moet weten wat   uitkomst intake is, zorgt voor het digitaal verwerken van het intakeformulier en blijft eindverantwoordelijk

Bij gebleken geschiktheid voor vaste taken sluit vrijwilligersco÷rdinator of de locatieco÷rdinator een contract af met de vrijwilliger.

           

III.          Vrijwilligersco÷rdinator draagt de vrijwilliger over aan degene die het vaste aanspreekpunt voor de vrijwilliger wordt

IV.           Vrijwilligersco÷rdinator houdt vinger aan de pols

V.            Bij positief resultaat blijft vrijwilliger aan het werk

VI.           Vrijwilligersco÷rdinator zoekt 1x per jaar de vrijwilliger op om te checken en wensen of vragen te horen (telefonisch of persoonlijk)

Documenten zijn op te vragen bij P&O Marjon van Laarhoven en/of te vinden in de map: \ZIMIHC\02-ZIMIHC algemeen\Personeelszaken\