Interne communicatie 

Hoe medewerkers intern met elkaar communiceren is doorgaans representatief voor hoe medewerkers met mensen buiten ZIMIHC communiceren over ZIMIHC activiteiten. Daarom gelden afspraken over externe communicatie in de grote lijn ook voor interne communicatie.

Kantooragenda

Zie handboek ICT voor gebruik van de kantooragenda.

E-mail

Zie handboek ICT voor gebruik van e-mail .
Aanvullingen:

    1. De medewerker is gerechtigd het E-mailsysteem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden.
    2. Het recht van de medewerker om persoonlijke E-mailberichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden:
      1. Persoonlijke E-mailberichten worden niet verstuurd namens ZIMIHC  en dienen dus geen digitale handtekening en disclaimer te bevatten van ZIMIHC.  
      2. Het is niet toegestaan dreigende, (seksueel) intimiderende, pornografische, racistische, opruiende of beledigende berichten te versturen.
      3. Persoonlijke E-mailberichten inclusief bijlagen zullen niet dermate groot van omvang zijn dat redelijkerwijze vermoed mag worden dat zij een groot beslag leggen op de digitale opslagcapaciteit van ZIMIHC.
    3. Het is niet toegestaan zogenaamde kettingbrieven rond te mailen. Bij geplande afwezigheid langer dan een dag, bijvoorbeeld in geval van vakanties, is het van belang een out of office bericht in te stellen met daarin de periode aangegeven waarin men niet bereikbaar is en tot wie men zich eventueel kan wenden.
    4. Het gebruik maken van de BCC functie in E-mail verkeer tussen collega’s is ongewenst.
    5. Wees je ervan bewust hoe je mail overkomt bij de ontvanger en vermijdt emotioneel geladen tekst. Vraag je altijd af of het wellicht verstandiger is om een collega persoonlijk te spreken.
    6. De medewerker dient zich bewust te zijn van het effect van het gebruik van social media voor hem of haarzelf als wel ZIMIHC. De medewerker dient te allen tijde te voorkomen dat gebruik van social media ZIMIHC, haar medewerkers, klanten en overige relaties op enigerlei wijze schaadt of mogelijkerwijze in de toekomst kan schaden.
    7. De medewerker zal geen vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie in relatie tot ZIMIHC, haar werknemers, klanten en overige relaties delen middels E-mail en Social Media. Ook niet onder een zogenaamd pseudoniem. In geval van twijfel over de vraag of bepaalde informatie moet worden gezien als vertrouwelijk dan wel bedrijfsgevoelig neemt de medewerker daartoe eerst contact op met de leidinggevende.