Jaarverslag

ZIMIHC maakt jaarlijks een verslag van haar activiteiten. Dit verslag is bedoeld om verantwoording af te leggen aan bestuur, overheid en fondsen over de activiteiten.

Het jaarverslag bestaat uit een financieel deel en een inhoudelijk deel. Het financiŰle deel valt onder eindverantwoordelijkheid van de zakelijk leider.

Planning

Het inhoudelijk deel valt onder verantwoordelijkheid van de directeur en moet jaarlijks op 1 maart gerealiseerd zijn. De directeur doet jaarlijks een beroep op de co÷rdinatoren en de zakelijk leider voor het verkrijgen van input voor het inhoudelijk jaarverslag, hiervoor is een vaste planning beschikbaar:

Week 40 Bepalen opzet jaarverslag
 Directeur bepaalt opzet & budget
 Directeur stelt indien nodig projectleider aan
Week 42 uitzetten opdrachten jaarverslag
 intern bij medewerkers
 extern bij eindredacteur
 extern bij vormgever & drukker
Week 44 aanleveren eerste teksten jaarverslag
 Directeur voorwoord in samenspraak met bestuur
 Zakelijk leider personeelsbeleid en wisselingen in kaart brengen
vrijwilligersbeleid en wisselingen in kaart brengen
overige wijzigingen bedrijfsbureau in kaart brengen
 Co÷rdinatoren algemeen verslag locatie/afdeling (max 500 woorden)
verslag per activiteit (max 125 woorden)
beeldmateriaal per activiteit (min 1 in kleur, drukwerkkwaliteit)
Week 50 opzet jaarverslag ingevuld met tekst en beeld
Week 3 eindredactie niet-opgemaakte versie
Week 4 aanleveren materiaal ontwerper
Week 6 correctierondes jaarverslag
Week 7 aanleveren materiaal drukker
Week 9 jaarverslag klaar
Week 10 distributie jaarverslag  

 

 

Vorm en inhoud

De directeur bepaalt de vorm en de definitieve inhoud van het jaarverslag, eventueel met hulp en inzet van externe deskundigen.

Distributie

Het inhoudelijk jaarverslag wordt als printversie verstuurd naar een selectie uit de relaties van de directeur.

- Subsidiegevers reguliere subsidie

- Subsidiegevers projectsubsidie (zowel reguliere als incidentele contacten).

- Wethouders gemeente Utrecht.

- Fractievoorzitters gemeente Utrecht.

- Gedeputeerden provincie Utrecht.

- Fractievoorzitters provincie Utrecht.

- grote sponsoren.

- 10 belangrijkste zakelijke contacten.

Het jaarverslag wordt digitaal geplaatst op de website van ZIMIHC.

Daarnaast zijn in geval van drukwerk voor alle co÷rdinatoren 100 gedrukte exemplaren beschikbaar voor eigen relaties.

Het financieel jaarverslag wordt als printversie verstuurd naar de subsidiegevers van de reguliere subsidie.
-Gemeente Utrecht, afdeling DMO.
Verder wordt het financieel jaarverslag alleen op verzoek toegezonden.