Relatiebeheer & Adressenbestand

Het netwerk van ZIMIHC is het kapitaal van de organisatie. Onderhoud van dit netwerk is dan ook cruciaal. Onderhoud is het op verschillende niveaus goed beheren van relaties.
Dit onderhoud, ook wel relatiebeheer omvat het volgende:

- Bijhouden van het contact met de relaties, zowel formeel als informeel.

- Bijhouden en actualiseren van het adresbestand van deze relaties.

- Bijhouden van de digitale dossiers in DeskNow.

    1. De digitale dossier vind je in DN onder contactpersonen bij het betreffende contactpersoon of de organisatie.

    2. Je kunt zelf deze dossiers aanvullen of nieuwe dossiers maken.

    3. De dossiers krijgen altijd de volgende naam: _dossier [naam organisatie of contactpersoon], bijvoorbeeld _dossier gemeente Amersfoort of _dossier Jan Pietersen

    4. In deze dossiers hoef je alleen het tekstvak "Aantekeningen" te gebruiken. Hier kun je belangrijke afspraken, organisatieveranderingen in personen en strategie, blunders, persoonlijke voorkeuren etc. in te voeren.

    5. Help je collega’s en vul het dossier in zodra zich iets bijzonders voordoet. Zo kan iedereen altijd zien wat de svz met een relatie is.

1. Directeur

De directeur beheert het contact met “grote” klanten. Het gaat om gemeente Utrecht en provincie Utrecht, grotere stedelijke organisaties, landelijke koepelorganisaties en grote bedrijven en fondsen.

Tussen directeur en zakelijk leider worden hierover duidelijke afspraken gemaakt. Beide moeten ook elkaars klanten kunnen “overnemen” in geval van ziekte of andere afwezigheid.

De directeur draagt tevens zorg voor het contact met gemeenten in de regio en met culturele organisaties die niet bij de locaties in beeld zijn.

2. Bedrijfsbureau

Het bedrijfsbureau wordt geleid door de zakelijk leider en beheert contacten van personeelsleden en zakelijke klanten die voor heel ZIMIHC van belang zijn. Het bedrijfsbureau stemt dit af met de directeur.

3. Locatie coördinator Wittevrouwen / Bouwstraat

Wijkgerichte organisaties op gebied van welzijn, cultuur, onderwijs. In de wijk gevestigde bedrijven en wijkbewoners.

4. Locatie coördinator Zuilen

Wijkgerichte organisaties op gebied van welzijn, cultuur, onderwijs. In de wijk gevestigde bedrijven en wijkbewoners.

5. Locatie coördinator Overvecht / ZIMIHC theater Stefanus

Wijkgerichte organisaties op gebied van welzijn, cultuur, onderwijs. In de wijk gevestigde bedrijven en wijkbewoners.

6. ZIMIHC Maatwerk

ZIMIHC Maatwerk houdt adreslijsten voor pers bij in het adresboek van DeskNow. Dit omdat Maatwerk veelal projectmatig werkt en voor elke activiteit nieuwe perslijsten worden gemaakt. De perslijsten worden voor gebruik tijdelijk geupload op YMLP en weer verwijderd na een project.

Bij overlap wordt afgesproken wie primair het beheer doet en wie primair de dossiers beheert. Ook kan het in sommige gevallen handig zijn als relaties eventueel tijdelijk bij een andere beheerder worden ondergebracht. De oorspronkelijke beheerder blijft dan achterwacht in geval van calamiteiten.